Política de Tratamiento de Datos Personales de INTEBIA

Versión 1.1

1. Objeto y alcance

La presente Política regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que se tratan en la plataforma INTEBIA, red social educativo-laboral operada por la sociedad ATLANTIA TECHNOLOGYES S.A.S. (en adelante, «ATLANTIA») en su calidad de licenciataria exclusiva del software INTEBIA. Es de obligatorio cumplimiento para ATLANTIA, sus trabajadores, contratistas y los encargados que traten datos personales por su cuenta.

2. Marco legal

Esta Política se expide en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2), la Ley 527 de 1999, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Definiciones

Para efectos de esta Política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, en particular:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos de salud, de la vida sexual y los datos biométricos.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento.

4. Responsable del tratamiento

Dato Información

Razón social ATLANTIA TECHNOLOGYES S.A.S.

NIT 900.430.377-0

Matrícula mercantil 519.348, Cámara de Comercio de Barranquilla

Representante legal JESÚS ALBERTO EGUIS LÓPEZ, Gerente

Domicilio y dirección Carrera 60 # 75-102, Barranquilla, Atlántico, Colombia Correo electrónico gerencia@atlant-iatechnologyes.com Teléfono +57 310 676 6093 Sitio web www.atlant-iatechnologyes.com Área responsable de consultas y Oficial de Protección de Datos Personales, función asignada a la reclamos Gerencia de ATLANTIA

5. Intervinientes en el tratamiento

• ATLANTIA es el responsable de los datos personales tratados en INTEBIA. Desarrolla, aloja, opera y da soporte a la plataforma.
• Proveedores tecnológicos: Cloudflare, Inc. y Google LLC tratan datos por cuenta de ATLANTIA, en calidad de encargados, en los términos del numeral 14.
• Instituciones educativas aliadas: son responsables de los datos de sus estudiantes y egresados. Comparten con ATLANTIA únicamente la información necesaria para verificar la condición académica del titular, con fundamento en el convenio suscrito con ATLANTIA y en la autorización que cada institución obtuvo de sus titulares.
• Empresas y organizaciones: cuando un titular se postula a una oferta y autoriza el envío de su hoja de vida, la empresa receptora se convierte en responsable independiente de esos datos y queda obligada a cumplir la Ley 1581 de 2012.

Encargados de servicios tecnológicos. Además de los encargados señalados en este numeral, ATLANTIA se apoya en los siguientes proveedores, que tratan datos personales por cuenta de ATLANTIA y conforme a sus instrucciones:

• (i) Anthropic, PBC, sociedad constituida en los Estados Unidos de América, con domicilio en 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, Estados Unidos de América, que presta el servicio de inteligencia artificial del asistente de INTEBIA. Anthropic recibe únicamente la información que el Titular decide enviar al oprimir el botón del asistente: el texto del perfil o de la hoja de vida que seleccione, el texto de la oferta correspondiente y los mensajes que escriba en el asistente. Anthropic trata esta información en los Estados Unidos de América con el único fin de generar la respuesta solicitada, no la utiliza para entrenar sus modelos y la elimina de sus sistemas dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo que deba conservarla por más tiempo para cumplir la ley o para investigar usos contrarios a sus políticas de uso.
• (ii) Meta Platforms Ireland Limited, con domicilio en Merrion Road, Dublín 4, D04 X2K5, Irlanda, y WhatsApp LLC, con domicilio en 1 Meta Way, Menlo Park, CA 94025, Estados Unidos de América, que prestan el servicio WhatsApp Business Platform. Cuando el Titular lo autoriza, reciben el número de teléfono verificado del Titular, su primer nombre y el contenido del aviso, con el único fin de entregarlo por WhatsApp. Conservan el contenido de los mensajes por un máximo de treinta (30) días y no lo usan con fines publicitarios. Los datos se tratan en los Estados Unidos de América y en otros países donde Meta tiene centros de datos o proveedores. De manera independiente, WhatsApp LLC trata como responsable los datos de la cuenta de WhatsApp del Titular, conforme a sus propias condiciones y política de privacidad.
• (iii) Amazon Web Services, Inc., con domicilio en 410 Terry Avenue North, Seattle, WA 98109, Estados Unidos de América, que presta el servicio de almacenamiento de archivos y copias de respaldo de INTEBIA en los Estados Unidos de América.
• (iv) El proveedor de alojamiento del servidor de INTEBIA, cuya razón social, domicilio y país de tratamiento se publican en el Registro de Encargados disponible en la sección de privacidad de INTEBIA. ATLANTIA actualizará ese registro antes de incorporar cualquier nuevo encargado.

6. Principios

ATLANTIA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

7. Datos personales que se tratan

Categoría Datos Origen Titular, al registrarse y editar Identificación y contacto Nombre, correo electrónico, ciudad y su perfil fotografía de perfil (opcional) Titular; verificada con los registros de la institución Información académica Institución, programa, cohorte y estado aliada (estudiante o egresado) Titular

Información profesional Titular profesional, experiencia, Uso de la plataforma competencias, disponibilidad y hoja de vida Actividad en la Titular, al registrar o plataforma Publicaciones, comentarios, reacciones, administrar una organización mensajes y adjuntos, conexiones, Representantes de postulaciones, inscripciones a eventos, organizaciones mentorías y reportes

Nombre, cargo y organización representada

Registro de Documento y versión aceptados, fecha y Proceso de registro y de autorizaciones hora de la aceptación postulación

Datos técnicos Día de actividad (sin hora ni ubicación) y Funcionamiento y seguridad registros de errores sin datos personales de la plataforma

8. Datos sensibles

INTEBIA no solicita datos sensibles y ningún formulario de la plataforma los exige. El titular no está obligado a suministrar datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos.

La fotografía de perfil es opcional. ATLANTIA la utiliza únicamente para identificar visualmente el perfil ante los demás usuarios y no realiza sobre ella reconocimiento facial ni ningún otro tratamiento biométrico.

Cuando el titular, de forma voluntaria, incluya datos sensibles en su perfil, hoja de vida o mensajes, ATLANTIA los tratará solo si el titular otorgó la autorización explícita prevista en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, exclusivamente para mostrarlos a las personas o empresas que el titular elija, con acceso restringido y medidas de seguridad reforzadas. Ninguna actividad de la plataforma se condiciona al suministro de datos sensibles.

9. Niñas, niños y adolescentes

INTEBIA está dirigida exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. Para registrarse, el titular debe declarar que es mayor de edad. Si ATLANTIA advierte que una cuenta pertenece a una persona menor de edad, la suspenderá y suprimirá sus datos, salvo que exista un deber legal de conservarlos.

Restricción de edad. INTEBIA está dirigida exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. ATLANTIA verifica la edad declarada contra la información de matrícula de INTEBIEN antes de activar la cuenta. Cuando ATLANTIA detecte que una cuenta pertenece a una persona menor de dieciocho (18) años, la suspenderá de inmediato, informará al correo registrado y suprimirá sus datos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Solo conservará un identificador cifrado del documento de identidad y la fecha de nacimiento, con el único fin de impedir un nuevo registro hasta que la persona cumpla la mayoría de edad, salvo que la ley o una autoridad competente exijan conservar otra información.

10. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar la cuenta y el perfil personal y de organización.
• Verificar con las instituciones aliadas la condición de estudiante o egresado del titular, cuando este lo autorice.
• Conectar a estudiantes, egresados, docentes, instituciones y empresas mediante comunidad, conexiones, seguimiento, mensajes y grupos.
• Mostrar oportunidades laborales, calcular el indicador de afinidad «Match» y gestionar postulaciones. La hoja de vida y el perfil profesional solo se comparten con la empresa a la que el titular se postula y con su autorización expresa para cada postulación.
• Gestionar eventos, ferias y mentorías: inscripción, cupos, recordatorios, asistencia, sesiones, seguimiento y calificación.
• Enviar avisos dentro de la plataforma y por correo electrónico según las preferencias que el titular defina en «Mi perfil».
• Elaborar estadísticas agregadas y anonimizadas para las instituciones aliadas.
• Moderar contenido, atender reportes y proteger a la comunidad.
• Mantener la seguridad, disponibilidad y calidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Asistente de inteligencia artificial. Cuando el Titular lo autorice y lo active, generar sugerencias para mejorar el texto de su hoja de vida o perfil, borradores de cartas de presentación y ejercicios de práctica de entrevista, e interpretar en lenguaje natural sus búsquedas de oportunidades. El asistente se identifica siempre como un sistema de inteligencia artificial. Sus respuestas son sugerencias que el Titular revisa, modifica o descarta; el asistente no produce decisiones automatizadas, no califica ni clasifica a las personas, no interviene en los procesos de selección y su resultado no se comparte con ninguna empresa sin una acción expresa del Titular. El asistente está disponible solo para Titulares mayores de dieciocho (18) años con edad verificada.
• Avisos por WhatsApp. Cuando el Titular lo autorice y verifique su número, enviarle por WhatsApp avisos sobre nuevas oportunidades afines a su perfil, el estado de sus postulaciones, eventos y mentorías, mediante plantillas aprobadas por el proveedor del servicio. Los mensajes con fines publicitarios solo se envían a quien haya otorgado la autorización de publicidad. El Titular puede dejar de recibirlos en cualquier momento.
• Verificación de edad y de vínculo con INTEBIEN. Consultar con INTEBIEN la fecha de nacimiento, el estado de la matrícula y el programa del Titular, con el fin de verificar su mayoría de edad y su condición de estudiante o egresado, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 0769 de 2026.

Indicador «Match». Es una estimación calculada con reglas visibles para el titular. No utiliza datos sensibles ni criterios como sexo, edad, origen étnico, religión, orientación sexual, discapacidad, opinión política o condición socioeconómica. No produce decisiones automatizadas: la selección de candidatos corresponde siempre a una persona de la empresa oferente.

Estadísticas. Las cifras que se entregan a las instituciones son agregadas y no permiten identificar a ningún titular. No se informan resultados de grupos de menos de diez (10) personas; esos grupos se integran en categorías más amplias.

Comunicaciones publicitarias. ATLANTIA no vende, alquila ni cede datos personales con fines comerciales. El envío de información publicitaria o promocional de ATLANTIA o de terceros solo se hará con autorización separada y opcional del titular, que podrá revocarla en cualquier momento, y respetará los canales, horarios y frecuencias de la Ley 2300 de 2023.

11. Autorización

ATLANTIA obtiene la autorización del titular de manera previa, expresa e informada, al momento del registro, mediante casillas no marcadas por defecto e independientes de la aceptación de los Términos y Condiciones. Se obtiene una autorización adicional en cada postulación y para el tratamiento de datos sensibles. ATLANTIA conserva prueba de cada autorización, con la versión del documento aceptado y la fecha y hora de su otorgamiento.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el registro civil de las personas.

12. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ATLANTIA.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado y quien actúe por estipulación a favor de otro. Además, el titular puede ejercer directamente en la plataforma, desde «Mi perfil», las siguientes acciones: editar su perfil, borrar sus publicaciones, elegir qué correos recibir, bloquear personas, retirar postulaciones, revocar la autorización de compartir su hoja de vida y cerrar su cuenta.

13. Procedimiento de consultas y reclamos

Las consultas y reclamos se presentan al correo gerencia@atlant-iatechnologyes.com, en la dirección Carrera 60 # 75-102, Barranquilla, Atlántico, Colombia, o mediante el formulario de contacto de la plataforma, y son atendidos por el Oficial de Protección de Datos Personales.

Consultas. Se responderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. Se aplicarán las siguientes reglas del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El reclamo se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

La solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

14. Transmisiones y transferencias de datos

ATLANTIA transmite datos personales a los encargados indicados en el numeral 5, únicamente para cumplir las finalidades autorizadas por el Titular y conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Cada transmisión se respalda en un contrato o acuerdo de tratamiento de datos que establece el alcance del tratamiento, las actividades que el encargado realiza por cuenta de ATLANTIA y sus obligaciones frente al Titular y a ATLANTIA, entre ellas tratar los datos conforme a las instrucciones de ATLANTIA y a los principios de la Ley 1581 de 2012, salvaguardar la seguridad de las bases de datos y guardar confidencialidad.

Encargado Servicio Ubicación

Cloudflare, Inc. Alojamiento, base de datos y Estados Unidos y otros países almacenamiento de archivos donde opera su red

Google LLC (Google Envío de correos electrónicos Estados Unidos y otros países Workspace) donde opera su red

Cada transmisión está respaldada por el acuerdo de tratamiento de datos suscrito con el encargado, en el cual este se obliga a tratar los datos solo por cuenta de ATLANTIA, conforme a esta Política y con las medidas de seguridad debidas, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Las transmisiones internacionales se realizan hacia países que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con nivel adecuado de protección o con las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

ATLANTIA solo transfiere datos personales a empresas oferentes cuando el titular se postula y lo autoriza expresamente. A las instituciones aliadas únicamente les entrega estadísticas agregadas y la confirmación de la verificación académica que el titular haya autorizado.

Los Estados Unidos de América e Irlanda, como Estado miembro de la Unión Europea, figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando un encargado o subencargado trate datos en un país que no figure en dicha lista, ATLANTIA solo realizará la transmisión con las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en las normas que lo desarrollan, incluidas las cláusulas contractuales modelo aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. ATLANTIA no permite que los encargados utilicen los datos para fines propios, incluido el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial, y exige que los eliminen o devuelvan al terminar la relación.

15. Medidas de seguridad

ATLANTIA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Almacenamiento de contraseñas con algoritmos de derivación seguros.
• Sesiones protegidas con cookies seguras.
• Archivos en almacenamiento privado: los adjuntos solo pueden descargarlos quienes tienen acceso al mensaje.
• Control de acceso por identidad y por rol, y registro de las acciones de moderación.
• Límites de uso para prevenir abusos y registro de errores técnicos sin datos personales.
• Copias de seguridad periódicas.
• Acuerdos de confidencialidad con trabajadores, contratistas y encargados que tienen acceso a los datos.

Incidentes de seguridad. ATLANTIA cuenta con un procedimiento de respuesta a incidentes. Cuando se presente una violación de los códigos de seguridad o un riesgo en la administración de la información de los titulares, la reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección e informará a los titulares afectados cuando el incidente pueda afectarlos.

16. Conservación de los datos

17. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos de INTEBIA permanecerán vigentes mientras la plataforma esté en operación y subsistan las finalidades descritas en esta Política. Si la plataforma deja de operar, ATLANTIA informará a los titulares con al menos treinta (30) días de anticipación y suprimirá los datos, salvo deber legal de conservarlos.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

ATLANTIA inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos del Decreto 1074 de 2015 y cuando se encuentre obligada a ello.

19. Modificaciones

Los cambios sustanciales de esta Política se comunicarán a los titulares, por la plataforma y por correo electrónico, antes de su implementación. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, ATLANTIA obtendrá una nueva autorización del titular.

20. Vigencia

Esta Política rige a partir de su publicación en la plataforma INTEBIA (sección «Legal») y en www.atlant-iatechnologyes.com.

______________________________________ JESÚS ALBERTO EGUIS LÓPEZ Gerente y Representante Legal ATLANTIA TECHNOLOGYES S.A.S. NIT 900.430.377-0